Hierbij verklaart BOVAG dat Fieten Olie het AVG-programma heeft doorlopen en dat Fieten Olie zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Met het doorlopen van het AVG-programma van BOVAG heeft Fieten Olie kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door Fieten Olie zijn te vinden op pagina 2 van deze verklaring.
Aldus opgemaakt te Gorinchem d.d. 9-5-2018, door Bovag, gevestigd te Kosterijland 15, 3981 AJ Bunnik
Door Fieten Olie is verklaard dat:
De organisatie verwerkt de volgende persoonsgegevens op basis van hieronder beschreven grondslagen:
Klant of leverancier
Persoonsgegevens: NAWTE
Overeenkomst: Opdracht of contract;
Verwerkingen: Administratie, bevestiging, uitlevering;
Verwerking door wie: Afdeling administratie, afdeling sales en afdeling inkoop;
Bewaartermijn: Gedurende het contract en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.
Prospects en geïnteresseerden
Persoonsgegevens: NAWTE
Overeenkomst: Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn;
Verwerkingen: Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten;
Verwerking door wie: Afdeling administratie, afdeling sales en afdeling inkoop;
Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men contact heeft en daarna maximaal 5 jaar.
Medewerkers
Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens;
Overeenkomst: Arbeidsovereenkomst;
Verwerkingen: Salariëring;
Verwerking door wie: HRM-afdeling;
Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.
De organisatie verklaart verder:
Wij als organisatie hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de organisatie.
Wij als organisatie verwijzen in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan (contract, overeenkomst, aanmeldingsformulier, enz.) naar onze privacy policy op de website van de organisatie.
Wij als organisatie verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.
Wij als organisatie hebben persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
Wij als organisatie hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers / servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
Wij als organisatie verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Wij als organisatie hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
Wij als organisatie verklaren dat wij alle persoonsgegevens, die wij buiten de financiële administratie om verwerken, vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
Wij als organisatie vragen vooraf altijd toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct markering.
Wij als organisatie verklaren dat wij geen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar verwerken.
Wij als organisatie hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
Alle medewerkers hebben de AVG instructievideo bekeken.
We hebben het onderwerp privacy bescherming in alle afdelingsoverleggen besproken.
We hebben een nieuwsbrief voor alle medewerkers waarin we regelmatig aandacht besteden aan privacy bescherming.
Aldus verklaard door:
Naam organisatie: Fieten Olie
Naam persoon: Richard Fieten
Plaats: Hollandscheveld
Datum: 14 mei 2018